Prüfung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat
Frankfurt am Main, den 10.10.2015 von Oliver Krautscheid
Die Prüfung des Jahresabschlusses ist eine gesetzliche Pflicht des Aufsichtsrates gemäß § 171 Abs. 1 Satz 1 AktG. Diese Pflicht stellt hohe Anforderungen an jedes Aufsichtsratsmitglied. Die Prüfungspflicht ist nicht an den Prüfungsausschuss delegierbar. Der Aufsichtsrat muss sich selbst davon überzeugen, dass der Vorstand bei der Erstellung der Jahresabschlüsse die Gesetze und die ergänzenden Satzungsbestimmungen eingehalten sowie die Zweckmäßigkeit beachtet hat. Wird die Prüfungs- und Berichterstattungspflicht missachtet drohen als Rechtsfolgen, die Nichtigkeit des Jahresabschlusses und des darauf basierenden Ausschüttungsvorschlags und auch die persönliche Schadensersatzpflicht des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds wegen Pflichtverletzung. Wie jedes Aufsichtsratsmitglied diese Pflicht effizient und sachgerecht erfüllen kann, ist Gegenstand dieses Berichts.
Die Prüfung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat ist eine vorbereitende Maßnahme für den Beschluss über die Billigung des Abschlusses. Ziel der Prüfung ist es, die Recht- und Zweckmäßigkeit der erhaltenden Unterlagen zu beurteilen und über das abschließende Urteil der Hauptversammlung zu berichten.
Die unterschiedlichen Kenntnisse und Fähigkeiten der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder können durch die Bildung eines Prüfungsausschusses gemäß § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG effizient genutzt werden. Eine vollständige Übertragung der Prüfungsaufgabe an den Prüfungsausschuss ist aufgrund der Pflicht zur persönlichen Aufgabenerfüllung ausgeschlossen. Dennoch können vorbereitende Aufgaben delegiert werden. Über die Tätigkeit und die Ergebnisse der delegierten Aufgaben müssen alle Aufsichtsratsmitglieder informiert werden, damit diese ein abschließendes Urteil fällen können.
Neben der erforderlichen Fachkenntnis zu Prüfung des Abschussberichtes ist das Zeitmanagement bei der Prüfung von erheblicher Bedeutung. Die Unterlagen sollten eine angemessene Zeit vor der Sitzung vorliegen. Es empfiehlt sich bereits bei der Abstimmung der Sitzungstermine, die Termine zur Vorlage der Unterlagen mit dem Vorstand und dem Abschlussprüfer verbindlich festzuhalten. Damit der Aufsichtsrat ein umfassendes Bild von der Qualität des vom Vorstand erstellten Abschlusses bekommt empfiehlt sich hinsichtlich der Vorlagereihenfolge, dass der Abschluss dem Aufsichtsrat vor Prüfung durch den Abschlussprüfer vorgelegt wird.
Bei der praktischen Jahresabschlussprüfung empfiehlt es sich zunächst, dass der Aufsichtsrat sich einen groben Überblick über die verfügbaren Unterlagen und deren Umfang verschafft. Dabei sollten Prüfungsschwerpunkte nach Kenntnisse verteilt werden. Die Intensität der Prüfung durch den Aufsichtsrat entspricht nicht der nach § 317 HGB. Dennoch müssen die notwendigen Maßnahmen ergriffen werden, um den Jahres- und Konzernabschluss nach der Prüfung zu beurteilen. Der Aufsichtsrat ist verpflichtet, den Abschluss unter Zugrundelegung aller ihm bekannten Informationen auf Plausibilität hin zu untersuchen, ihn eine betriebswirtschaftliche Analyse zu unterziehen und das vermittelte Unternehmensbild zu würdigen.
Im Rahmen eines offenen Dialogs mit dem Vorstand sind sodann insbesondere Fragen der Zweckmäßigkeit des Abschlusses, des Lageberichts und des Gewinnverwendungsbeschlusses zu diskutieren. Dabei sollte der Aufsichtsrat das Vieraugenprinzip sicherstellen. Neben dem Studium der Unterlagen kann der Aufsichtsrat auch sein umfangreiches Einsichts- und Prüfungsrecht sowie die Berichterstattung gemäß § 90 Abs. 3 AktG geltend machen.
Eine Einbindung des Abschlussprüfers wird zur Vorbereitung der eigenen Prüfungstätigkeit des Aufsichtsrates empfohlen, da dieser besondere Unternehmenskenntnisse hat.
Bei dem abschließenden Gesamturteil des Aufsichtsrats bei der Berichterstattung an die Hauptversammlung, wird entweder die Billigung erklärt oder Erläuterungen zu den Einwendungen dargelegt. Ein Beschluss des Aufsichtsrats über die Abschlüsse ist notwendig.
Pflicht zur Erstellung eines Abhängigkeitsberichts bei faktischer Handlungsmehrheit trotz fehlender Mehrheitsbeteiligung
Frankfurt am Main, den 12.04.2014 von Oliver Krautscheid
Der Abhängigkeitsbericht ist ein Bericht des Vorstands einer abhängigen Gesellschaft über die Beziehungen mit dem herrschenden Unternehmen oder einem mit ihm verbundenden Unternehmen nach §§ 312 ff. AktG.
Die Berichtspflicht obliegt einer Aktiengesellschaft, die von einem anderen Unternehmen abhängig ist und zwischen denen kein Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag besteht.
Der Abhängigkeitsbericht ist ein Kontrollinstrument zum Schutz des Besitzstandes von Minderheitsaktionären sowie dem Schutz von Gläubigerinteressen von abhängigen Gesellschaften, aber er dient auch der Selbstkontrolle des Vorstandes der abhängigen Gesellschaft, welcher über sich selbst Rechenschaft über die Erfüllung seiner organschaftlichen Pflichten zum Schutz der abhängigen Gesellschaft ablegen soll. Erforderlich ist er, da der Gesetzgeber gemäß § 311 Abs. 1 AktG die Ausübung eines beherrschenden Einflusses gegenüber dem abhängigen Unternehmen nicht ausschließt. Der Gesetzgeber verpflichtet jedoch das herrschende Unternehmen, die dem abhängigen Unternehmen entstandenen Nachteile auszugleichen.
Voraussetzungen für die Berichtspflicht ist, dass das Unternehmen den Abhängigkeitstatbestand gemäß § 17 Abs.1 AktG erfüllt, das Unternehmen als AG oder KGaA geführt wird und der Unternehmenssitz im Inland liegt.
Beherrschender Einfluss wird bei einer mehrheitlichen Beteiligung von mehr als 50 % widerlegbar vermutet. Darüber hinaus kann eine Minderheitsbeteiligung beherrschenden Einfluss vermitteln, wenn die Beteiligung in der Hauptversammlung unter 50 % liegt und weitere Umstände tatsächlicher oder rechtlicher Art eine Abhängigkeit im Sinne von § 17 Abs.1 AktG begründen. Dies geht aus der BGH Entscheidung vom 15.12.2011; Az. I ZR 12/11 hervor, so dass ein beherrschender Einfluss trotz fehlender Mehrheitsbeteiligung vorliegen kann, wenn die abstrakte Möglichkeit einer beständigen und umfassenden gesellschaftsrechtlich vermittelten Einflussnahme besteht.
Dies ist der Fall, wenn an der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft lediglich 50 % des Aktionärkreises tatsächlich teilnimmt und somit die weit unter 50 % liegende Beteiligung eines Minderheitsaktionärs ausreicht, um allein für einen längeren Zeitraum Beschlüsse mit einfacher Mehrheit durchzusetzen. Die faktische Hauptversammlungsmehrheit liegt sodann bei einem Unternehmeraktionär, der mit einer Sperrminorität von beispielsweise 28 % tatsächlich nur eine Minderheitsbeteiligung aufweist.
Sollte der Minderheitsbeteiligte seine faktische Handlungsmehrheit verlieren, so ist auch durch personelle Verflechtungen mit Aufsichtsratsmitgliedern an eine beherrschende Stellung zu denken. Diese allein reichen für die Begründung der Abhängigkeit jedoch nicht aus, sondern verstärken lediglich die bestehende Position als Minderheitsgesellschaft.
Die Abhängigkeit der AG von dem Minderheitsgesellschafter kann jedoch durch die Unterstützung Dritter im Aufsichtsrat unter der Voraussetzung begründet werden, dass die Mitwirkung Dritter abgesichert ist. Die Unterstützung des Dritten darf nicht zufällig auftreten, sondern muss auf ausreichend sicherer Grundlage von vornherein und beständig gesichert sein. Eine derartige Absicherung kann auf vertraglicher Grundlage z.B. belegt durch das tatsächliche Verhalten des betroffenen Mitglieds in der Vergangenheit, beruhen.
In der Vergangenheit unterlassene Abhängigkeitsberichte sind nachzuholen. Aktionäre und Gläubiger sind berechtigt, die Erstellung eines Abhängigkeitsberichtes zwangsweise durchzusetzen, sofern sie ein rechtliches Interesse vorweisen können. Ein solches besteht jedenfalls bis zum Ablauf der fünfjährigen Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche aus §§ 317, 318 AktG. Die nachträglichen Abhängigkeitsberichten können für die Durchsetzung von Ansprüchen nach §§ 317, 318, 93 AktG dienlich sein.
Außenstehende Aktionäre und Gläubiger der abhängigen Gesellschaft können allerdings weder die Herausgabe noch die Einsicht in den Abhängigkeitsbericht verlangen. Der Abhängigkeitsbericht ist vertraulich. Dieser Bericht ist lediglich für den Abschlussprüfer (§ 313 AktG) und den Aufsichtsrat (§ 314 Abs.1 S.1 AkG) bestimmt. Nur die Schlusserklärung des Vorstandes gemäß § 312 Abs.3 AktG wird veröffentlicht. Der Aufsichtsrat muss den Abhängigkeitsbericht eingehend prüfen und in der Hauptversammlung über das Ergebnis Bericht erstatten und dort auch den Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers aufnehmen bzw. dessen Versagung mitteilen (§ 314 Abs.2 S.3 AktG). Bestehen Einwendungen so verbleibt jedem Aktionär die Möglichkeit eine Sonderprüfung zu beantragen (§315 AktG). Durch dieses Vorgehen erhält jeder Aktionär auf Verlangen eine Abschrift des Sonderprüfungsberichts.
