Aufsichtsratssitzungen, -beschlüsse und das Sitzungsgeld
Frankfurt am Main, den 01.07.2015 von Oliver Krautscheid
Der Aufsichtsrat entscheidet gemäß § 108 Absatz 1 AktG durch Beschluss. Beschlüsse können innerhalb und außerhalb einer Sitzung gefasst werden.
Lag dem historischen Gesetzgeber des Aktiengesetz 1965 noch die Vorstellung zugrunde, dass die Kommunikation der Aufsichtsratsmitglieder in sogenannten Präsenzsitzungen stattfindet, also in Form einer physischen Zusammenkunft der Aufsichtsratsmitglieder, so sind heute verstärkt durch die Internationalisierung der Aufsichtsratsbesetzung virtuelle Sitzungsformen sehr weit verbreitet. Heute kennt allerdings auch das Aktiengesetz, schriftliche, fernmündliche und andere vergleichbare Formen der Beschlussfassung, wie sich § 108 Absatz 4 AktG entnehmen lässt. In der Praxis haben sich vor allem in international besetzten Aufsichtsräten, Telefon- und Videokonferenzen als bevorzugtes Mittel der Kommunikation und Beschlussfassung herausgebildet.
Einige Stimmen äußerten sich zu der Thematik dahingehend, dass sie vertreten „Sitzungsgeld“ würde nur im Falle der traditionellen Präsenzsitzungen anfallen.
Aktien- und gegebenenfalls strafrechtlich relevant ist die Thematik vor allem für die Gesellschaften, die ihren Aufsichtsratsmitgliedern ein Sitzungsgeld vergüten und in ihrer Satzung nicht danach unterscheiden, ob es sich bei der Sitzung um eine Präsenz- oder Telesitzung handelt (26 der DAX 30 Gesellschaften). Während es in nicht unterscheidenden Satzungen heißt „ Sitzungsgeld in Höhe von x- € je Teilnahme“, werden in den Satzungen die unterscheiden ausdrücklich nur Präsenzsitzungen als vergütungspflichtig genannt (Bsp.: Allianz, Bayer, HeidelbergCement).
Wurde in den Satzungen nicht differenziert und das Sitzungsgeld in Präsenz- und Telesitzung ausgezahlt, so kann es zu den bereits erwähnten aktien- oder strafrechtlichen Sanktionen kommen. Denn unberechtigte Zahlungen an den Aufsichtsrat sind eine der in § 93 Absatz 3 Nr. 7 AktG ausdrücklich genannten Tatsachen, welche eine uneingeschränkte und persönliche Haftung des Vorstands begründen. Die Anwendung der Business Judgement Rule ist diesbezüglich ausgeschlossen. Bei vorsätzlichem Verstoß gegen das (eventuell bestehende) Auszahlungsverbot, droht der Tatbestand der Untreue gemäß § 266 StGB erfüllt zu werden.
Dem kann jedoch nicht gefolgt werden. Beide Formen (Präsenz- und Telesitzung) gewährleisten eine Zusammenkunft und einen Kommunikationsaustausch und ermöglichen eine Beschlussfassung in Angelegenheiten der Gesellschaft. Auch wenn in einer Satzung nur pauschal von Sitzungsgeld gesprochen wird, schließt dies die Telekonferenz mit ein. Der Weg des Satzungsgebers Sitzungen auf eine bestimmte Form festzulegen, steht diesem offen.
Der Aufsichtsratsvorsitzende kann aufgrund seiner Stellung als Sachwalter des Kollegialorgans die Form einer Sitzung festlegen. Aktionäre können der gewählten Form nicht widersprechen. Die Aufsichtsratsmehrheit kann jedoch nach den Grundsätzen des Selbstorganisationsrechts der Anordnung des Aufsichtsrats widersprechen (§ 108 Absatz 4 AktG), allerdings nur im Falle der Anberaumung einer Telesitzung.
Ob ein Sitzungsgeld für die Telesitzung anfällt, ist durch Auslegung der Satzung zu ermitteln. Besteht laut der Geschäftsordnung die Möglichkeit Sitzungen sowohl in Präsenz- als auch Telesitzungen abzuhalten und verweist die Satzung auf die Geschäftsordnung, so ist das Sitzungsgeld in beiden Fällen zu bezahlen. Weiter ist das Sitzungsgeld auch in beiden Fällen zu bezahlen, wenn die Satzung zu den Sitzungsformen schweigt.
Mit dem Sitzungsgeld wird typischerweise der Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung der Sitzung vergütet. Dieser Aufwand besteht unabhängig davon, ob eine Präsenz- oder Telesitzung stattfindet. Eine Auffassung welche vertritt, dass Sitzungsgeld für die An- und Abreise sowie gegebenenfalls Übernachtungskosten gezahlt wird, ist abzulehnen. Reisekosten fallen für jedes Aufsichtsratsmitglied individuell an. Für den einen findet die Präsenzsitzung „um die Ecke“ statt, während ein anderes Mitglied eine Flugreise vornehmen muss und für ihn Hotelkosten entstehen. Daher ergibt sich schon aus dem vergütungsrechtlichen Gleichbehandlungsverbot, dass Reisekosten keine Posten darstellen, welche mit dem für alle Aufsichtsratsmitglieder pauschalierten Sitzungsgeld abzurechnen sind. Die individuellen Aufwandsposten (Reisekosten, Hotel etc.) können vielmehr zusätzlich neben dem Sitzungsgeld als Aufwandserstattung gemäß §§ 675 Absatz 1, 670 BGB abgegolten werden.
