Praxis der Effizienzprüfung
Frankfurt am Main, den 10.05.2014 von Oliver Krautscheid
Die Effizienzprüfung ist weit verbreitet als Kontrollinstrument der Aufsichtsratsarbeit. Es soll die Arbeit des Aufsichtsratsgremiums intensiv untersucht werden und konkret die Arbeitsweise des Gremiums und seiner Ausschüsse durchleuchtet werden. Empfohlen wird regelmäßig alle zwei Jahre eine solche Prüfung durchzuführen. Initiator für die Durchführung einer Effizienzprüfung ist bei 75 % aller Unternehmen der Aufsichtsratsvorsitzende. Alle Aufsichtsratsmitglieder können sich aktiv am Prozess beteiligen und so den inhaltlichen Schwerpunkt beeinflussen. Häufigstes verwendetes Format bei der Durchführung einer Effizienzprüfung ist der Fragebogen mit 81 %, dahinter liegt mit 71 % die offene Diskussion über die Aufsichtsratsarbeit im Gesamtgremium. Bei der inhaltlichen Ausgestaltung sind zahlreiche Themen denkbar. Dabei kann zunächst nach Ebenen differenziert werden: Gesamtgremium, einzelne Ausschüsse und die individuellen Aufsichtsratsmitglieder, wobei der Fokus dabei auf der Ebene des Gesamtgremiums bzw. auf der Ebene der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder liegt. Mögliche inhaltliche Schwerpunkte auf der Gesamtaufsichtsratsebene mit hoher Relevanz sind unter anderem: Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern (88 %), Informationsversorgung durch den Vorstand (87 %), Qualität der Diskussion im Aufsichtsrat (75 %), Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat bei der Strategiefestlegung (73 %), Offenheit bei gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat (72 %), Organisation des Aufsichtsrates und des Sitzungsablaufs (71 %), Selbstverständnis des Aufsichtsratsvorsitzenden (71 %) und auch die fachliche Diversität im Aufsichtsrat (68 %). Diese Aufzahlung ist nicht abschließend.
Aus den Ergebnissen der Effizienzprüfung sollten klare Handlungsempfehlungen resultieren, welchen dann auch umgesetzt werden. Nur so können die gewonnenen Erkenntnisse effektiv genutzt werden und bleiben nicht fruchtlos. Voraussetzung dafür ist eine ausführliche und kritische Auseinandersetzung mit den Ergebnissen. Aufsichtsräte sollten darauf achten, dass die Empfehlungen der Effizienzprüfung und die daraus zu erfolgenden Handlungen für die zukünftige Aufsichtsratsarbeit systematisch erfasst werden, so dass sich deren Umsetzung überprüfen lässt.
Zustimmungsvorbehalte des Aufsichtsrates
Frankfurt am Main, den 10.05.2014 von Oliver Krautscheid
Die Überwachung der Geschäftsführung ist gemäß § 111 Absatz 1 AktG Aufgabe des Aufsichtsrates. Am 26. Juli 2002 ist das Transparenz- und Publizitätsgesetz (TransPuG) mit dem Ziel, die Transparenz der Unternehmensführung und -überwachung zu erhöhen in Kraft getreten. Im Zuge dessen verpflichtet der Gesetzgeber den Aufsichtsrat mit § 111 Absatz 4 Satz 2 AktG zu einer aktiveren Rolle. Neben einer ex-post Überwachung tritt mit dem Erlass von Zustimmungsvorbehalte eine ex-ante Kontrolle. Das mit den Zustimmungsvorbehalten einhergehende Vetorecht ist ein zentrales Kontrollinstrument der Corperate Governance.
Zustimmungsvorbehalte können in der Geschäftsordnung für den Vorstand aufgenommen werden. Nach der Regierungsbegründung zum TransPuG sind die Zustimmungsvorbehalte obligatorisch. Soweit die Hauptversammlung keine Zustimmungsvorbehalte in die Satzung aufnimmt, ist der Aufsichtsrat gefragt. Dabei ist zu beachten, dass die Zustimmungsvorbehalte für bestimmte Arten von Geschäften festgelegt werden. Die Vorbehalte müssen hinreichend bestimmt sein. Allgemein gehaltene, generalartige Klauseln wie etwa alle „bedeutenden Geschäfte“ sind unzulässig, weil sie zu unbestimmt sind. Gesetzliche Regelungen welche Geschäfte dem Zustimmungsvorbehalt unterliegen gibt es nicht. Nach geltendem Recht darf die Satzung den Aufsichtsrat jedenfalls nicht zum Geschäftsführungsorgan aufwerten. Allerdings muss der Aufsichtsrat um seine Aufgabe ordnungsgemäß nachzukommen vorhersehen, welche Geschäftsführungsmaßnahmen des Vorstands der Gesellschaft zum Verhängnis werden können. Dies kann er nur, wenn er seine Befugnisse auf die Verhältnisse der Gesellschaft zuschneiden darf. Das Kontrollinstrument hat aber dort seine Grenzen auf, wo der Vorstand im Routinegeschäft in seiner ihm nach § 76 AktG eingeräumten Befugnis zur selbstverantwortlichen Leitung der Gesellschaft eingeschränkt werden soll. Zustimmungsvorbehalte dürfen daher nur für bedeutende Angelegenheiten angeordnet werden, insbesondere bei fundamentalen Veränderungen der Vermögens-, Finanz-, und Ertragslage. Geschäfte des täglichen Lebens scheiden somit aus.
Zustimmungsvorbehalte werden nach ihrer rechtlichen Innen- und Außenwirkung unterschieden. Der Vorstand darf vor Erteilung der Zustimmung das zustimmungspflichtige Geschäft nicht vornehmen, aber er kann. Das Rechtsgeschäft entfaltet, mit Ausnahme der Fallgruppen zu § 242 BGB, Außenwirkung, denn die Versagung der Zustimmung durch den Aufsichtsrat betrifft nur das Innenverhältnis und stellt folglich eine Pflichtverletzung des Vorstandes gemäß § 82 Abs.2 AktG dar. Diese Pflichtverletzung ist ein wichtiger Grund zum Widerruf der Bestellung darstellt und berechtigt zur fristlosen Kündigung des Dienstvertrages. Dies gilt auch in Eilfällen, da gerade in Hinblick auf die Zulässigkeit fernmündlicher Beschlussfassungen und schriftlicher Stimmabgabe im Aufsichtsrat, eine Unzumutbarkeit der Einholung nicht gegeben sein wird. Nur wenn die Entscheidung keinen Aufschub duldet und die fernmündliche oder schriftliche Beschlussfassung zu spät käme, kann der Vorstand ausnahmsweise ohne Zustimmungsvorbehalt handeln. Dann ist er aber verpflichtet, den Aufsichtsrat umgehend zu informieren und nachträglich eine Genehmigung einzuholen. Liegen die Voraussetzungen der Ausnahmekonstellation vor, darf der Aufsichtsrat diese nicht verweigern. Die Satzung sollte entsprechende Regelungen für den Eilfall aufnehmen.
§ 111 Absatz 4 Satz 3 AktG regelt den Fall, wie bei Konflikten zwischen Aufsichtsrat und Vorstand mit dem Zustimmungvorbehalt hinsichtlich Anwendung und Reichweite, vorzugehen ist. Verweigert der Aufsichtsrat seine Zustimmung zu einer Geschäftsführungsmaßnahme, so der Vorstand verlangen, dass die Hauptversammlung über die Zustimmung beschließt. Der Vorstand muss dann die Zustimmung zum Tagesordnungspunkt auf der Hauptversammlung machen.
Leitlinien für mehr Effizienz in Geschäftsprozessen von Aufsichtsratsgremien
Frankfurt am Main, den 10.05.2014 von Oliver Krautscheid
Die Anforderungen an Aufsichtsratsgremien und deren Mitglieder sind hoch. Allerdings existieren nur sehr wenige Leitlinien, die eine praktische Hilfestellung für die Organisation der Umsetzung der verschiedenen Vorgaben geben.
Die Financial Experts Association e.V. (FEA) erarbeitet zusammen mit dem Deutschen Institut für Normen (DIN) spezifizierte Leitlinien für Geschäftsprozesse in Aufsichtsräte. Im Rahmen dieses Standardisierungsprojekts soll eine eindeutige Hilfestellung für Aufsichtsratsprozesse gegeben werden. Aus dem Projekt resultiert die DIN Spec 33456. Die DIN Spec ist eine nach dem sog. PAS-Verfahren öffentlich verfügbare Spezifikation, die Systeme und Prozesse beschreibt. Mit der Hilfe der DIN Spec sollen für den ordnungsgemäßen Betrieb der Aufsichtsratsfunktion notwendige Geschäftsprozesse identifiziert und im Rahmen einer Spezifikation als „Good / Best Practice“ in einer verbreiteten Geschäftsprozessmodellierungssprache dokumentiert werden. Damit wird ein Referenzmodell für die wichtigsten Prozesse als Empfehlung für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Aufsichtsratsaufgaben geschaffen. Für die Unternehmen soll dabei ausreichend Freiheit und Flexibilität für eine individuelle unternehmerische Anpassung gewährleistet werden. Die Standards richten sich sowohl an die Aufsichtsräte von Kapitalgesellschaften, als auch an mittelständische und öffentliche Unternehmen sowie Familienunternehmen und Stiftungen.
Derartige Leitlinien bringen eine handhabbare Möglichkeit zur Automatisierung und Optimierung bestimmter Überwachungsroutinen mit sich, sie erleichtern die Überprüfbarkeit der Arbeit von Aufsichtsgremien und reduzieren das Risiko von Sorgfaltspflichtverletzungen sowie von Haftungs- und Reputationsrisiken. Ferner sind sie eine Effizienzsteigerung der Überwachungstätigkeit von Aufsichtsratsgremien in Hinblick auf Zeit und Kosten.
Inhaltlich wird der DIN Spec 33456 Standard die folgenden Prozesse spezifizieren:
- Nominierungs- und Besetzungsprozess von Aufsichtsratsmitgliedern, insbesondere unabhängigen Finanzexperten (inklusive Weiterqualifikation des Aufsichtsrats)
- Effizienzprüfung des Aufsichtsrats
- Besetzung, Zielfindung, Vergütungsfragen und Incentivierung des Vorstands
- Überwachung interner Kontroll- und Risikomanagementsysteme durch den Aufsichtsrat insbesondere durch den Prüfungsausschuss
- Prüfung der Rechnungslegung und des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat bzw. den Prüfungsausschuss
- Überwachung der Arbeit des Abschlussprüfers durch den Aufsichtsrat bzw. den Prüfungsausschuss
- Prüfung der Planungen und Berichte des Vorstands, insbesondere der Berichte nach § 90 AktG
- Bericht des Aufsichtsrates an die Hauptversammlung
