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Vorbereitung und Durchführung einer Hauptversammlung

Vorbereitung und Durchführung einer Hauptversammlung

Frankfurt am Main, den 20.09.2014 von Oliver Krautscheid


Es gibt nicht den einen Ablaufplan für die Vorbereitung einer Hauptversammlung für alle Unternehmen. Die Vorbereitungen können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Ein Fokus bei der Betrachtung des Ablaufes kann eine Vielzahl von Optimierungsüberlegungen und auch die Integration und Standardisierung der Prozesse sein. Folgender Beitrag und dessen statistische Angaben basieren auf einer Studie zur Durchführung von Hauptversammlungen, welche von PricewaterhouseCoopers Ende 2012 durchgeführt wurde.

Vorbereitung

Die Vorbereitung zur Hauptversammlung umfasst alle Schritte des Ablaufs. 90 % der Unternehmen beschäftigen sich mehr als einen Monat vor dem Versammlungstermin intensiv mit dem Vorbereitungsprozess, wobei frühzeitig verschiedenen Interessensgruppen in die Planung miteinbezogen werden. Damit soll schon im Vorfeld der Hauptversammlung ein breites Spektrum an Fragen vorbereitet werden. Die größte Gruppe bei der Einbeziehung stellen die Aktionärsvertreter mit ca. 71 % dar, danach folgen Großaktionäre mit 24 % und Analysten noch mit 13%. Auch durch die Bildung von Arbeitsgruppen kann eine Vorbereitung strukturiert und effizient aufgebaut werden.

Viele Unternehmen bewerten eine verlängerte Intensivvorbereitung bei gleichzeitiger Verkürzung der gesamten Vorbereitungszeit als anstrebsam. Optimierungsmöglichkeiten zur Erreichung dieses Zieles können in der unterjährigen Erfassung von Fragen liegen. Weiteres Verbesserungspotenzial liegt in der Standardisierung des Vorbereitungsprozesses.

Viele Unternehmen bedienen sich zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Hauptversammlung externer Dienstleister.

Ablauf der Hauptversammlung

Für Fragen, die auf der Hauptversammlung gestellt werden gilt, diese richtig aufzunehmen, zu erfassen und korrekt rechtlich und fachlich zu beantworten. Überwiegend erfolgt die Aufnahme durch eine Stenografen oder von Mitarbeitern der Public Relation/ Investor Relation Abteilung. Die Anzahl der Fragen variieren zwischen den Unternehmen deutlich. Für die Gewährleistung einer korrekten und zügigen Beantwortung der Fragen, ist ein umfangreich personell besetztes Backoffice erforderlich. Während die überwiegenden Unternehmen ihr Backoffice mit 5 – 20 Mitarbeitern besetzen, benötigen 79% der DAX Unternehmen mehr wie 30 Mitarbeiter. Bei der Besetzung werden verschiedene Bereiche abgedeckt, wobei Schwerpunkte bei den Mitarbeitern der Fachabteilungen, aber auch Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfern liegen. Die Beantwortung der Fragen ist in diesem Umfeld in fachlicher und rechtlicher Qualität in einer Mindestzeit zu erstellen. Die Mehrzahl an Unternehmen benötigt weniger als 5 Minuten. Ein Zeitraum von mehr als zehn Minuten ist eine seltene Ausnahme. Für die Beantwortung der Fragen benutzt das Backoffice verschiedene Informationsquellen: Verträge, WP- Berichte vergangener Jahre, Ad-Hoc Meldungen, Pressemitteilungen, Zwischenberichte, Jahres- und Konzernabschlüsse vergangener Geschäftsjahre oder sonstige Unterlagen und Hintergrundinformationen.

Die Kosten für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Hauptversammlung lassen sich schwer messen. Bezieht man sich allerdings nur auf externe Kosten, so liegen diese bei DAX- Unternehmen bei über 30.000 €. Demgegenüber übersteigen in 50 % der Fälle bei TEC-Dax oder sonstigen Unternehmen die externen Kosten nicht 10.000 €.

Nachbereitung der Hauptversammlung

Die Nachbereitung umfasst die Auswertungen und Aufbereitungen des Abstimmungsergebnisse und eventuell die Bearbeitung von marketingmaßnahmen wie Hauptversammlungsvideos. Eine Auseinandersetzung mit dem eigentlichen Hauptversammlungsprozess, kann Aufschluss über Optimierungsmöglichkeiten für künftige Versammlungen geben.

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Oliver Krautscheid
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