Rechtspflichten und Best Practices bei der Kapitalmarkt- Compliance
Frankfurt am Main, den 26.10.2014 von Oliver Krautscheid
Der Vorstand ist zur Sicherstellung der Legalität im Unternehmen verpflichtet. Dies betrifft sowohl eigenes Handeln als auch dass der Mitarbeiter des Unternehmens Die Pflicht sich rechtstreu zu verhalten ist Ausdruck der sogenannten Legalitätspflicht. Vorstandsmitglieder haben bei eigenem Handeln als gesetzliche Vertreter der Emittenten kapitalmarktrechtliche Sonderpflichten zu beachten, die diesen in ihrer Eigenschaft als Emittenten auferlegt sind. Verletzen sie diese Pflichten liegt eine Pflichtverletzung gegenüber der Gesellschaft vor, welche im Außenverhältnis eine Verbandsgeldbuße für die Gesellschaft mit sich ziehen kann (§ 30 Absatz 1 Nr. 1 OWiG). Zu den kapitalmarktrechtlichen Sonderdelikten besteht im Innenverhältnis ebenfalls die Pflicht, Verstöße gegen Allgemeindelikte zu Unterlassen. Auch deren Verletzung kann die Belegung mit einer Verbandsstrafe zur Folge haben. Voraussetzung ist, dass es sich bei den Zuwiderhandlungen um „betriebsbezogene“ handelt.
Hinsichtlich des Verhaltens von Mitarbeitern des Unternehmens, trifft den Vorstand keine Legalitätspflicht, sondern nur eine Hinwirkungs- und Überwachungspflicht. Dies leitet sich aus der Organisationsverantwortung des Vorstands ab. Die Einrichtung eines Compliance Systems, mit den Systemelementen Prävention, Aufdeckung und Reaktion bzw. Sanktion, ist daher zwingende Aufgabe des Vorstands, wenn eine Legalität im Unternehmen nicht anderweitig zu gewährleisten wäre. Anknüpfungspunkt ist hier die Risikoanfälligkeit des Unternehmens.
Der Pflichtenkreis des Vorstands im Außenverhältnis lässt sich über § 130 OWiG konturieren. Danach hat die juristische Person selbst, Aufsichtspflichten, deren Verletzung sanktionsbewehrt ist, sofern abweichendes Verhalten im Unternehmen bei gehöriger Aufsicht zumindest erschwert worden wäre.
Prävention
Es gibt keine Vorschrift die in jedem Fall rechtlich die Errichtung eines Compliance Systems verlangt. Jedoch wird bei einer börsennotierten Aktiengesellschaft angesichts zahlreicher, komplexer Börsenzulassungsfolgepflichten eine faktische Pflicht zur Implementierung eines Compliance Systems anzunehmen sein. Die Entscheidung über die Errichtung und Ausgestaltung des Systems obliegt dem gesamten Vorstand als Kernaufgabe. Die Rolle des Aufsichtsrates ist in diesem Zusammenhang auf Kontroll- und Beratungsrechte beschränkt. Es besteht für den Aufsichtsrat die Möglichkeit, der Entscheidung über die grundsätzliche Ausgestaltung des Compliance Systems, durch einen Zustimmungsvorbehalt abzusichern.
Von enormer praktischer Bedeutung ist auch die Ausarbeitung einer „Document Destruction Police“, also einem Leitfaden für den Umgang sowie die Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten. Diese Präventionsmaßnahme soll unter Wahrung des gesetzlichen Rahmens, dafür sorgen, dass im Falle von Non- Compliance Behörden möglichst wenige Dokumente als Beweismittel verwenden können. Im Bereich der Kapitalmarktpflichten sind die jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu wahren.
Berichtswege und –pflichten
Wird dem Vorstand der Verdacht einer Rechtsverletzung bekannt, so lässt sich dem Compliance System hinsichtlich der Aufklärungsfunktion schon mal ein gutes Zeugnis ausstellen, da offensichtlich die festgelegten Berichtswege eingehalten werden.
Wird dem Vorstand der Verdacht einer Rechtsverletzung bekannt, so stellt sich ihm die Frage nach seinen Berichtspflichten gegenüber dem Aufsichtsrat. Der Non- Compliance Fall kann ein „sonstiger wichtiger Anlass“ sein, der eine Berichtspflicht nach § 90 Absatz 1 Satz 3 AktG auslöst. Infolgedessen der Aufsichtsratsvorsitzende, über wesentliche Fortschritte bei der Aufklärung von gravierenden Fehlverhalten, auch außerhalb der periodischen Berichte zu unterrichten ist. Des Weiteren existieren keine Anzeigepflichten gegenüber der BaFin oder der Staatsanwaltschaft bei bekannt werden von Compliance- Verstößen.
Mitteilungen nach außen
Mithin stellt sich die Frage der Pflicht zur Ad- hoc Publizität im Zusammenhang mit einer gravierenden, kursrelevanten Compliance- Verletzung bei einem Emittenten. Diesbezüglich muss differenziert werden. Fallen Verantwortlichkeit des Fehlverhaltens und die interne Zuständigkeit für die Ad- hoc Mitteilung zusammen, befreit dies nicht von der für den Emittenten zu erfüllenden Publizitätspflicht. Zu einer ordnungsrechtlichen Geldstrafe wird es bei Unterlassen der Veröffentlichung, aufgrund des Verbots des Selbstbelastungszwang jedoch nicht kommen. Fallen Verantwortlichkeit des Fehlverhaltens und die interne Zuständigkeit für die Ad- hoc Mitteilung auseinander, sind sowohl der Emittent als auch die intern für die Mitteilung zuständige Führungskraft von der Ad- hoc Publizitätspflicht entbunden.
Reaktion
Nach der Entdeckung bzw. Aufklärung eines Compliance Verstoßes erfolgt sowohl eine Überprüfung des Compliance Systems als auch eine Sanktion des Fehlverhaltens. Zunächst wird das Pflichtenprogramm des Vorstands überprüft und angepasst. Im Vordergrund steht dabei das konkrete Fehlverhalten abzustellen, sofern dieser sich nicht bereits erledigt hat. Bei einer Erledigung ist eine Korrektur im eigentlichen Sinne unmöglich. Wirkt das Fehlverhalten jedoch fort, so ist dieses umgehend zu unterbinden. Hinsichtlich des „ob“ der Korrektur hat der Vorstand kein Ermessen. Beim „wie“ der Korrektur hat er ein Auswahlermessen, solange im Ergebnis die Legalität wiederhergestellt wird.
Eine etwaige Ahndung der Akteure verfolgt repressive Zwecke, soll aber auch das Verhalten des Betroffenen bessern und andere davon abschrecken, dieses Fehlverhalten zu wiederholen (Spezial- und Generalprävention). Eine Sanktionspflicht als solche gibt es nicht, jedoch wird diese angesichts der genannten Zwecke regelmäßig geboten sein, sodass ein Sanktionsermessen hinsichtlich des „ob“ reduziert sein dürfte.
