Aufsichtsrat und Beratung der AG
Frankfurt am Main, den 11.10.2015 von Oliver Krautscheid
Wollen Aufsichtsratsmitglieder die Aktiengesellschaft beraten, benötigen sie einen Beratervertrag. Ein solches unterliegt zur Vermeidung sachwidriger Beeinflussung des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds durch nicht gerechtfertigte Sonderzuwendungen seitens des Vorstands, der Zustimmungspflicht des Aufsichtsrates. Diese muss vor Abschluss des Beratervertrages eingeholt werden.
In der Entscheidung des OLG Frankfurt am Main vom 21.9.2005 (- 1 U 14/05) setzte sich mit der Forderung des Insolvenzverwalters einer AG gegen eine GmbH, deren Aufsichtsratsvorsitzenden 50 % der insolventen AG gehalten hat, auseinander. Der Insolvenzverwalter forderte die Rückzahlung der Honorarzahlung i. H. v. 126000 € aufgrund der Unwirksamkeit des zugrundeliegenden Beratungsvertrages wegen fehlender Zustimmung. Die Klage des Insolvenzverwalters hatte Erfolg.
Die Entscheidung gibt Aufschluss über den Anwendungsbereich des § 114 AktG sowie die Rechtsfolgen der Nichterteilung einer solchen erforderlichen vorherigen Zustimmung.
Anwendungsbereich des § 114 AktG
Wie sich aus dem Wortlaut des § 114 AktG ergibt, ist die Vorschrift grundsätzlich nur auf Aktiengesellschaften anwendbar. Die Norm ist darüber hinaus aber auch auf mitbestimmte GmbHs sowie solche, deren Satzung die Bildung eines Aufsichtsrats vorsehen anwendbar. Im Genossenschaftsrecht wird die Norm analog angewendet.
§ 114 AktG ist von § 113 AktG abzugrenzen, der die Kompetenz zur Festsetzung der Vergütung des Aufsichtsrates den Aktionären zuweist, um zu vermeiden, dass der Vorstand über die Vergütung des Aufsichtsrates zu entscheiden hat.
Eine Ansicht in der Literatur vertritt die Abgrenzung hat nach der Intensität der vom Aufsichtsrat zu entfaltenden Beratungstätigkeit zu erfolgen.
Der BGH vertritt dagegen, dass auf die Art des betroffenen Fachgebietes abzustellen ist. Dabei kommt es grundsätzlich nicht darauf an, ob die geforderte Beratung einen Bereich betrifft dessen Beherrschung über das Maß dessen hinausgeht, was üblicherweise von einem Aufsichtsrat erwartet werden kann. Jedes Aufsichtsratsmitglied ist bereits aufgrund seiner Organstellung verpflichtet besondere Fachkenntnisse dem Unternehmen gegenüber unentgeltlich zu erbringen. Die Abgrenzung erfolgt daher dadurch, dass zu Fragen ist, ob die geforderte Beratung über allgemeine grundsätzliche Fragen der Unternehmenspolitik hinausgeht.
Voraussetzungen des Beratervertrages
Über diese zuvor genannte Abgrenzungsproblematik hinaus ist auch die Frage von Bedeutung, wie ein Beratervertrag gestaltet sein muss, damit er vom Aufsichtsrat auf seine gesetzliche Zulässigkeit und Angemessenheit überprüft und genehmigt werden kann.
Voraussetzung ist, zunächst, dass der Beratervertrag eine konkrete Beschreibung der Beratungsleistung enthält. Nun so, kann der Aufsichtsrat beurteilen, ob die Beratungsleistung über die allgemeine Beratungspflicht hinausgeht. Ein allgemein gehaltener Rahmenvertrag genügt nicht diesem Erfordernis.
Darüber hinaus muss der Vertrag konkret die dem Aufsichtsratsmitglied für seine Beratungsleistung zustehende Vergütung konkret beziffert werden. Dem Aufsichtsrat wird dadurch ermöglicht zu beurteilen, ob das Äquivalent zwischen Leistung und Gegenleistung gewahrt wird.
Ob lediglich mündlich geschlossene Beraterverträge den genannten Anforderungen genügen wird sowohl im Grundsatzurteil aus dem Jahr 1994 als auch dem OLG Frankfurt bezweifelt.
Form des Aufsichtsratsbeschlusses
Kommt der Aufsichtsrat zu dem Entschluss seine Zustimmung für den Beratervertrag zu erteilen, so ist dies grundsätzlich ausdrücklich durch einen Beschluss festzuhalten. Der wesentliche Inhalt des Vertrages, namentlich die Art der Tätigkeit des Beraters und die Höhe seiner Vergütung müssen dabei zum Inhalt der Beschlussfassung gemacht werden. Eine mündliche oder konkludente Billigung ist unzulässig.
Rechtsfolgen einer Nichterteilung der Genehmigung
Ist der Beratervertrag nichtig, hat die AG einen Anspruch auf Rückgewähr der Honorarzahlung aus Bereicherungsrecht. Vorstandsmitglieder haften nach § 93 Abs. 3 Nr. 7 AktG gegenüber der Gesellschaft für die Geltendmachung dieser Forderung. Das betroffene Aufsichtsratsmitglied kann von der Aktiengesellschaft keine Freistellung von der Verbindlichkeit wegen Nichterteilung der Zustimmung fordern. Eine solche Ansicht würde dem Schutzzweck des § 114 Abs. 2 Satz 1 AktG zuwiderlaufen.
Information des Aufsichtsrats
Frankfurt am Main, den 11.09.2015 von Oliver Krautscheid
Das Urteil des OLG Frankfurt vom 1.10.2013- 5 U 214/12 könnte die Aufsichtsrats- und Beratungsfunktion aushöhlen. Das Gericht stellte zutreffend fest, dass nur eindeutige und schwerwiegende Verstöße gegen Gesetz oder Satzung eine Anfechtung des Entlastungsbeschlusses rechtfertigen. Problematisch ist allerdings, dass es die Voraussetzungen für einen eindeutigen Verstoß nicht definiert. Vielmehr vertritt es, dass wenn weder das Gesetz noch die Satzung eindeutige Bestimmungen enthielten, auch keine eindeutigen Gesetzes- oder Satzungsverstöße vorlägen. Das heißt, dass Gericht stellt einzig und allein darauf ab, das der Wortlaut einer Norm verletzt wurde. Sinn und Zweck der Regelung, zu deren Ermittlung die Norm auszulegen ist, wird außer Acht gelassen. Die Ermittlung, ob ein Verstoß schwerwiegend ist, beurteilt sich nach einer wertenden Betrachtung. Bagatellverstöße sollen jedenfalls nicht zur Anfechtbarkeit des Entlastungsbeschlusses führen.
Fraglich ist, ob die vom Vorstand und Aufsichtsrat abzugebenden Entsprechungserklärung des § 161 AktG zur Anfechtbarkeit des Entlastungsbeschlusses führt, wenn die Unrichtigkeit einen wesentlichen Punkt betrifft und die Organmitglieder die Unrichtigkeit kannten oder kennen mussten.
Die Berichtspflicht des Vorstandes gegenüber dem Aufsichtsrat ergeben sich aus § 90 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 und 4 AktG sowie aus § 90 Absatz 1 Satz 3 AktG. Nach § 90 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 AktG hat der Vorstand dem Aufsichtsrat über die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung zu berichten. Der Zeitpunkt der Berichtserstattung diesbezüglich ist einmal jährlich zu erfüllen, es sei denn es ergeben sich Änderungen der Lage oder neue Fragen, welche eine unverzügliche Berichtserstattung gebieten. Ob dies der Fall ist, entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem Ermessen.
Die Berichtspflicht nach § 90 Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 AktG besteht, wenn es um ein Geschäft geht, bei dem die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein könnte. Diese Berichtspflichten sind möglichst rechtzeitig dem Aufsichtsrat zur Verfügung zu stellen und zwar so dass dieser Gelegenheit hat zu ihnen Stellung zu nehmen.
Kommt der Vorstand seiner Pflicht nur unzureichend oder viel zu spät nach wird das Recht und die Pflicht des Aufsichtsrates, den Vorstand bei der Entscheidungsfindung zu beraten, abgeschnitten. Eine ordnungsgemäße Meinungsbildung und Entscheidungsfindung wird somit verhindert.
Fraglich ist weiter, ob das Zurückhalten von entscheidungserheblichen Informationen durch das Geheimhaltungsinteresse gerechtfertigt werden kann. Nach allgemeiner Meinung ist dies nicht der Fall. Vielmehr muss der Aufsichtsrat, um seine Überwachungs- und Beratungsaufgabe ordnungsgemäß wahrnehmen zu können alles wissen, was auch den Vorstand weiß. Dies ist auch nicht unbillig, da der Aufsichtsrat seinerseits zur vertraulichen Behandlung der Berichte wegen der Verschwiegenheitspflicht (§§ 116 Satz 2, 404 AktG) verpflichtet ist. Vertraut der Vorstand nicht auf die Verschwiegenheitserklärung, so kann er zunächst die Informationen mündlich in der Aufsichtsratssitzung vortragen, sodann die Mitglieder bei einer zweiten Sitzung zur Beschlussfassung nochmals auf ihre Verschwiegenheitspflicht hinweisen.
Eine Vorabinformation durch den Vorstand an den Aufsichtsrat ist zulässig. Dem steht auch nicht der Gleichbehandlungsgrundsatz aller Aufsichtsratsmitglieder entgegen. Sind die Informationen noch nicht berichtspflichtig, können die anderen Mitglieder keine Auskunft verlangen.
Hat der Aufsichtsrat erkennbare Informationsmängel, so darf er keine Entscheidung treffen, anderenfalls handelt er nicht mit der geschuldeten Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Aufsichtsratsmitglieds (§§ 116 Satz 1 i.V.m. 93 Absatz 1 Satz 1 AktG) und haftet daher für diese schuldhafte Pflichtverletzung. Eine Berufung auf die Business Judgement Rule (§ 116 Satz 1 i.V.m. § 93 Absatz 1 Satz 2 AktG) scheidet aus, wenn das betreffende Aufsichtsratsmitglied nicht annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Informationen zu entscheiden.
Angaben bei den Wahlvorschlägen zum Aufsichtsrat
Frankfurt am Main, den 12.08.2015 von Oliver Krautscheid
Im Jahr 2012 wurde Ziffer 5.4.1 Absatz 4 bis 6 in den Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) neu eingefügt. Die Regelung ist geprägt von zahlreichen unbestimmten Rechtsbegriffen und anderen Unklarheiten. Zusammen mit der Rechtsprechung zur Anfechtbarkeit von Wahlbeschlüssen der Hauptversammlung führt dies zur erheblichen neuen Anfechtungsrisiken.
Es stellen sich insbesondere die Fragen, nach dem Ort und dem Zeitpunkt sowie der Art und Weise der Offenlegung. Die Empfehlung zur Offenlegung von persönlichen und geschäftlichen Beziehungen der zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten wurde mit Veröffentlichung im Bundesanzeiger am 15.6.2012 wirksam. Dabei stellt sie Rechtsanwender aufgrund der Vielzahl unbestimmter Rechtsbegriffe vor eine besondere Herausforderung. Die Rechtsunsicherheit in Folge der Empfehlung muss mittels Auslegung und Konkretisierung geschlossen werden. Werden Kodexempfehlungen, welche die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrates durch die Hauptversammlung betreffen, nicht eingehalten und wird dadurch die Entsprechungserklärung unrichtig, so sollen nach zwei instanzgerichtlichen Entscheidungen die Wahlbeschlüsse zum Aufsichtsrat anfechtbar sein. Die Angelegenheit wird erdrückender, wenn man sich die Rechtsprechung des BGH zu den Rechtswirkungen der Anfechtung einer Aufsichtsratswahl der Hauptversammlung vor Augen hält. Danach ist nämlich ein Aufsichtsratsmitglied, dessen Wahl erfolgreich angefochten worden ist, für die Zwecke der Stimmabgabe und der Beschlussfassung im Aufsichtsrat von vorneherein (ex tunc) wie ein Nichtmitglied zu behandeln. Aufgrund dieser gravierenden Folgen wird zum Teil diskutiert, ob pauschal eine Abweichung erklärt werden sollte.
Zunächst ist zu erörtern, wann die Offenlegung zu erfolgen hat. Der Wortlaut von Ziffer 5.4.1 Absatz 4 DCGK gibt den Hinweis, dass die Offenlegung „bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung“ erfolgen soll. Dies kann sowohl zeitlich als auch örtlich zu verstehen sein. Der DCGK enthält diesbezüglich keine Vorgaben. Festzuhalten ist in diesem Zusammenhang, dass die Offenlegung weder in der Hauptversammlungseinladung noch in der Mitteilung gemäß § 125 Absatz 1 AktG erfolgen muss. Es reicht aus, wenn eine Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft nach der Einberufung der Hauptversammlung erfolgt. Damit wird an die Vorschrift § 124a AktG angelehnt.
Hinsichtlich der Offenlegung persönlicher Beziehungen sollten nach herrschender Meinung Verwandtschaftsverhältnisse, Lebenspartner etc. sowie nicht unerhebliche geschäftliche Verflechtungen zu Organen und Großaktionären bekannt gegeben werden. Freundschaften bzw. Clubmitgliedschaften mit Aktionären sind hingegen nicht offenlegungspflichtig.
Diskutiert wird auch, ob mittelbare persönliche und geschäftliche Beziehungen auf Seiten des Kandidaten sind ebenfalls erfasst werden. Dies hätte zur Folge, dass auch Beziehungen von Dritten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär, soweit der Kandidat in einem Näheverhältnis zu diesen Dritten steht, offenzulegen sind. Die überwiegenden Argumente, darunter auch die Systematik der neu eingefügten Ziffer 5.4.1 Absatz 4 bis 6 DCGK, sprechen dagegen. Diese mittelbaren Beziehungen sind nicht offenzulegen.
Der Zeitpunkt für die Beurteilung, ob eine Beziehung offenzulegen ist, ist der Tag der Wahl. Der Wortlaut Ziffer 5.4.1 Absatz 4 DCGK gibt diese Stichtagslösung her. Der Sinn und Zweck der Offenlegungsempfehlung ist es, die Aktionäre darüber zu informieren, welche möglichen Interessenskonflikte Aufsichtsratskandidaten sie unterlägen, würden sie in der Aufsichtsrat gewählt werden. Dieser Ansatz bringt die Verpflichtung des Aufsichtsratskandidaten mit sich, notfalls mündlich Änderungen der Angaben in der Hauptversammlung offen zu legen.
Aktienbesitz des Aufsichtsratskandidaten von mehr als 1% sollte als geschäftliche Beziehung vorsorglich ebenfalls offengelegt werden.
Hinsichtlich des Umfangs der Offenlegung ist anzumerken, dass diese in der gebotenen Kürze, aber so informativ, dass es für die Wahlentscheidung eines objektiv urteilenden Aktionärs ausreicht, zu erfolgen hat. Bei persönlichen Beziehungen sind daher nur knappe Angaben erforderlich, bei geschäftlichen zumindest die wesentlichen Vertragsbestandteile (essentialia negotii), davon vor allem aber Leistung und Gegenleistung. Der Umfang richtet sich nicht nach objektiven Kriterien, sondern ist maßgeblich von der Einschätzung des Aufsichtsrates abhängig. Das heißt nicht, dass die Ermessensentscheidung des Aufsichtsrates vollständig der gerichtlichen Überprüfung entzogen wird, sondern vielmehr dass sich die Überprüfbarkeit von Beurteilungsspielräumen darauf beschränkt, ob von einem ordnungsgemäß ermittelten Sachverhalt ausgegangen, Verfahrensvorschriften eingehalten und keine sachfremden Erwägungen herangezogen wurden.
Gelangt der Aufsichtsrat zu der Entscheidung, dass keine Offenlegung erforderlich ist, muss er keine Negativerklärung abgeben. Hat er hingegen Zweifel , ob und wie viel offenzulegen ist, so sollte er vorsorglich die Abweichung von dieser Empfehlung erklären.
Aufsichtsratssitzungen, -beschlüsse und das Sitzungsgeld
Frankfurt am Main, den 01.07.2015 von Oliver Krautscheid
Der Aufsichtsrat entscheidet gemäß § 108 Absatz 1 AktG durch Beschluss. Beschlüsse können innerhalb und außerhalb einer Sitzung gefasst werden.
Lag dem historischen Gesetzgeber des Aktiengesetz 1965 noch die Vorstellung zugrunde, dass die Kommunikation der Aufsichtsratsmitglieder in sogenannten Präsenzsitzungen stattfindet, also in Form einer physischen Zusammenkunft der Aufsichtsratsmitglieder, so sind heute verstärkt durch die Internationalisierung der Aufsichtsratsbesetzung virtuelle Sitzungsformen sehr weit verbreitet. Heute kennt allerdings auch das Aktiengesetz, schriftliche, fernmündliche und andere vergleichbare Formen der Beschlussfassung, wie sich § 108 Absatz 4 AktG entnehmen lässt. In der Praxis haben sich vor allem in international besetzten Aufsichtsräten, Telefon- und Videokonferenzen als bevorzugtes Mittel der Kommunikation und Beschlussfassung herausgebildet.
Einige Stimmen äußerten sich zu der Thematik dahingehend, dass sie vertreten „Sitzungsgeld“ würde nur im Falle der traditionellen Präsenzsitzungen anfallen.
Aktien- und gegebenenfalls strafrechtlich relevant ist die Thematik vor allem für die Gesellschaften, die ihren Aufsichtsratsmitgliedern ein Sitzungsgeld vergüten und in ihrer Satzung nicht danach unterscheiden, ob es sich bei der Sitzung um eine Präsenz- oder Telesitzung handelt (26 der DAX 30 Gesellschaften). Während es in nicht unterscheidenden Satzungen heißt „ Sitzungsgeld in Höhe von x- € je Teilnahme“, werden in den Satzungen die unterscheiden ausdrücklich nur Präsenzsitzungen als vergütungspflichtig genannt (Bsp.: Allianz, Bayer, HeidelbergCement).
Wurde in den Satzungen nicht differenziert und das Sitzungsgeld in Präsenz- und Telesitzung ausgezahlt, so kann es zu den bereits erwähnten aktien- oder strafrechtlichen Sanktionen kommen. Denn unberechtigte Zahlungen an den Aufsichtsrat sind eine der in § 93 Absatz 3 Nr. 7 AktG ausdrücklich genannten Tatsachen, welche eine uneingeschränkte und persönliche Haftung des Vorstands begründen. Die Anwendung der Business Judgement Rule ist diesbezüglich ausgeschlossen. Bei vorsätzlichem Verstoß gegen das (eventuell bestehende) Auszahlungsverbot, droht der Tatbestand der Untreue gemäß § 266 StGB erfüllt zu werden.
Dem kann jedoch nicht gefolgt werden. Beide Formen (Präsenz- und Telesitzung) gewährleisten eine Zusammenkunft und einen Kommunikationsaustausch und ermöglichen eine Beschlussfassung in Angelegenheiten der Gesellschaft. Auch wenn in einer Satzung nur pauschal von Sitzungsgeld gesprochen wird, schließt dies die Telekonferenz mit ein. Der Weg des Satzungsgebers Sitzungen auf eine bestimmte Form festzulegen, steht diesem offen.
Der Aufsichtsratsvorsitzende kann aufgrund seiner Stellung als Sachwalter des Kollegialorgans die Form einer Sitzung festlegen. Aktionäre können der gewählten Form nicht widersprechen. Die Aufsichtsratsmehrheit kann jedoch nach den Grundsätzen des Selbstorganisationsrechts der Anordnung des Aufsichtsrats widersprechen (§ 108 Absatz 4 AktG), allerdings nur im Falle der Anberaumung einer Telesitzung.
Ob ein Sitzungsgeld für die Telesitzung anfällt, ist durch Auslegung der Satzung zu ermitteln. Besteht laut der Geschäftsordnung die Möglichkeit Sitzungen sowohl in Präsenz- als auch Telesitzungen abzuhalten und verweist die Satzung auf die Geschäftsordnung, so ist das Sitzungsgeld in beiden Fällen zu bezahlen. Weiter ist das Sitzungsgeld auch in beiden Fällen zu bezahlen, wenn die Satzung zu den Sitzungsformen schweigt.
Mit dem Sitzungsgeld wird typischerweise der Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung der Sitzung vergütet. Dieser Aufwand besteht unabhängig davon, ob eine Präsenz- oder Telesitzung stattfindet. Eine Auffassung welche vertritt, dass Sitzungsgeld für die An- und Abreise sowie gegebenenfalls Übernachtungskosten gezahlt wird, ist abzulehnen. Reisekosten fallen für jedes Aufsichtsratsmitglied individuell an. Für den einen findet die Präsenzsitzung „um die Ecke“ statt, während ein anderes Mitglied eine Flugreise vornehmen muss und für ihn Hotelkosten entstehen. Daher ergibt sich schon aus dem vergütungsrechtlichen Gleichbehandlungsverbot, dass Reisekosten keine Posten darstellen, welche mit dem für alle Aufsichtsratsmitglieder pauschalierten Sitzungsgeld abzurechnen sind. Die individuellen Aufwandsposten (Reisekosten, Hotel etc.) können vielmehr zusätzlich neben dem Sitzungsgeld als Aufwandserstattung gemäß §§ 675 Absatz 1, 670 BGB abgegolten werden.
Niederlegung des Aufsichtsratsmandats
Frankfurt am Main, den 15.02.2015 von Oliver Krautscheid
Manchmal ist es anders wie man meinen könnte. Nicht der Verzicht auf eine Wiederbestellung ist häufigste Ursache für ein Ausscheiden aus dem Aufsichtsrat, sondern die Amtsniederlegung. Diese vorzeitige Beendigung der regulären Bestellzeit ist nach überwiegender Auffassung ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes zulässig, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt. Allerdings sollte eine Mandatsniederlegung nicht zur Unzeit erfolgen. Zwar wäre diese wirksam, könnte aber zu Schadensersatzansprüchen der Gesellschaft gegen das Aufsichtsratsmitglied führen.
Die Motive dazu sind recht unterschiedlich. Ein vorzeitiger Verzicht kann krankheits- oder altersbedingt erfolgen. Aber auch die Übernahme eines Mandats bei einem Wettbewerber oder Überlastung sind Beweggründe. Ferner soll es nach Ziffer 5.5.3 Satz 2 DCGK, bei Vorliegen eines wesentlichen und nicht nur vorrübergehenden Interessenkonflikts in der Person des Aufsichtsratsmitglieds, zur Beendigung des Mandats führen.
In deutschen Aktiengesellschaften ist die Amtsniederlegung nichts besonderes, im Gegenteil ist sie eher gängig. Regelmäßig ist in Hauptversammlungseinladungen von der Notwendigkeit der Neuwahl eines Aufsichtsratsmitglieds aufgrund einer Amtsniederlegung zu lesen. Eine Begründung muss mit der Amtsniederlegung nicht einhergehen.
Bestimmung von Nachfolgern
Amtsniederlegungen erfolgen meist nicht mit sofortiger Wirkung, sondern regelmäßig erst zum Ablauf der nächsten ordentlichen Hauptversammlung oder zum späteren Zeitpunkt. Dadurch wird vermieden, dass es infolge der vorzeitigen Amtsniederlegung zu unvollständig besetzten- oder gar beschlussunfähigen Aufsichtsgremien kommt. Eine andere Möglichkeit eine Unterbesetzung zu verhindern gibt es, indem man gleichzeitig mit der Bestellung des jeweiligen ordentlich Aufsichtsratsmitglieds Ersatzmitglieder bestellt, welche im Falle eines vorzeitigen Ausscheidens nachrücken soll. Auch kann ein Antrag auf gerichtliche Notbesetzung gestellt werden (§ 104 Absatz 1 Satz 2 AktG), wenn ein Aufsichtsrat die zur Beschlussfähigkeit nötige Zahl von Mitgliedern nicht mehr aufweist. Ist der Aufsichtsrat zwar beschlussfähig, dennoch aber unterbesetzt und hält dieser Zustand länger als drei Monate an, so ist ebenfalls eine Notbestellung möglich (§ 104 Absatz 2 Satz 1 AktG).
Praxis der Effizienzprüfung
Frankfurt am Main, den 10.05.2014 von Oliver Krautscheid
Die Effizienzprüfung ist weit verbreitet als Kontrollinstrument der Aufsichtsratsarbeit. Es soll die Arbeit des Aufsichtsratsgremiums intensiv untersucht werden und konkret die Arbeitsweise des Gremiums und seiner Ausschüsse durchleuchtet werden. Empfohlen wird regelmäßig alle zwei Jahre eine solche Prüfung durchzuführen. Initiator für die Durchführung einer Effizienzprüfung ist bei 75 % aller Unternehmen der Aufsichtsratsvorsitzende. Alle Aufsichtsratsmitglieder können sich aktiv am Prozess beteiligen und so den inhaltlichen Schwerpunkt beeinflussen. Häufigstes verwendetes Format bei der Durchführung einer Effizienzprüfung ist der Fragebogen mit 81 %, dahinter liegt mit 71 % die offene Diskussion über die Aufsichtsratsarbeit im Gesamtgremium. Bei der inhaltlichen Ausgestaltung sind zahlreiche Themen denkbar. Dabei kann zunächst nach Ebenen differenziert werden: Gesamtgremium, einzelne Ausschüsse und die individuellen Aufsichtsratsmitglieder, wobei der Fokus dabei auf der Ebene des Gesamtgremiums bzw. auf der Ebene der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder liegt. Mögliche inhaltliche Schwerpunkte auf der Gesamtaufsichtsratsebene mit hoher Relevanz sind unter anderem: Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern (88 %), Informationsversorgung durch den Vorstand (87 %), Qualität der Diskussion im Aufsichtsrat (75 %), Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat bei der Strategiefestlegung (73 %), Offenheit bei gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat (72 %), Organisation des Aufsichtsrates und des Sitzungsablaufs (71 %), Selbstverständnis des Aufsichtsratsvorsitzenden (71 %) und auch die fachliche Diversität im Aufsichtsrat (68 %). Diese Aufzahlung ist nicht abschließend.
Aus den Ergebnissen der Effizienzprüfung sollten klare Handlungsempfehlungen resultieren, welchen dann auch umgesetzt werden. Nur so können die gewonnenen Erkenntnisse effektiv genutzt werden und bleiben nicht fruchtlos. Voraussetzung dafür ist eine ausführliche und kritische Auseinandersetzung mit den Ergebnissen. Aufsichtsräte sollten darauf achten, dass die Empfehlungen der Effizienzprüfung und die daraus zu erfolgenden Handlungen für die zukünftige Aufsichtsratsarbeit systematisch erfasst werden, so dass sich deren Umsetzung überprüfen lässt.
Leitlinien für mehr Effizienz in Geschäftsprozessen von Aufsichtsratsgremien
Frankfurt am Main, den 10.05.2014 von Oliver Krautscheid
Die Anforderungen an Aufsichtsratsgremien und deren Mitglieder sind hoch. Allerdings existieren nur sehr wenige Leitlinien, die eine praktische Hilfestellung für die Organisation der Umsetzung der verschiedenen Vorgaben geben.
Die Financial Experts Association e.V. (FEA) erarbeitet zusammen mit dem Deutschen Institut für Normen (DIN) spezifizierte Leitlinien für Geschäftsprozesse in Aufsichtsräte. Im Rahmen dieses Standardisierungsprojekts soll eine eindeutige Hilfestellung für Aufsichtsratsprozesse gegeben werden. Aus dem Projekt resultiert die DIN Spec 33456. Die DIN Spec ist eine nach dem sog. PAS-Verfahren öffentlich verfügbare Spezifikation, die Systeme und Prozesse beschreibt. Mit der Hilfe der DIN Spec sollen für den ordnungsgemäßen Betrieb der Aufsichtsratsfunktion notwendige Geschäftsprozesse identifiziert und im Rahmen einer Spezifikation als „Good / Best Practice“ in einer verbreiteten Geschäftsprozessmodellierungssprache dokumentiert werden. Damit wird ein Referenzmodell für die wichtigsten Prozesse als Empfehlung für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Aufsichtsratsaufgaben geschaffen. Für die Unternehmen soll dabei ausreichend Freiheit und Flexibilität für eine individuelle unternehmerische Anpassung gewährleistet werden. Die Standards richten sich sowohl an die Aufsichtsräte von Kapitalgesellschaften, als auch an mittelständische und öffentliche Unternehmen sowie Familienunternehmen und Stiftungen.
Derartige Leitlinien bringen eine handhabbare Möglichkeit zur Automatisierung und Optimierung bestimmter Überwachungsroutinen mit sich, sie erleichtern die Überprüfbarkeit der Arbeit von Aufsichtsgremien und reduzieren das Risiko von Sorgfaltspflichtverletzungen sowie von Haftungs- und Reputationsrisiken. Ferner sind sie eine Effizienzsteigerung der Überwachungstätigkeit von Aufsichtsratsgremien in Hinblick auf Zeit und Kosten.
Inhaltlich wird der DIN Spec 33456 Standard die folgenden Prozesse spezifizieren:
- Nominierungs- und Besetzungsprozess von Aufsichtsratsmitgliedern, insbesondere unabhängigen Finanzexperten (inklusive Weiterqualifikation des Aufsichtsrats)
- Effizienzprüfung des Aufsichtsrats
- Besetzung, Zielfindung, Vergütungsfragen und Incentivierung des Vorstands
- Überwachung interner Kontroll- und Risikomanagementsysteme durch den Aufsichtsrat insbesondere durch den Prüfungsausschuss
- Prüfung der Rechnungslegung und des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat bzw. den Prüfungsausschuss
- Überwachung der Arbeit des Abschlussprüfers durch den Aufsichtsrat bzw. den Prüfungsausschuss
- Prüfung der Planungen und Berichte des Vorstands, insbesondere der Berichte nach § 90 AktG
- Bericht des Aufsichtsrates an die Hauptversammlung
Frauenquote im Aufsichtsrat
Frankfurt am Main, den 12.04.2014 von Oliver Krautscheid
Am 27. November 2013 hat sich die große Koalition entschlossen, das Vorhaben einer gesetzlichen Frauenquote in Aufsichtsräten, in den Koaliationsvertrag aufzunehmen. Von der Regelung betroffen wären börsennotierte sowie voll mitbestimmungspflichtige Unternehmen, also solche mit mehr als 2000 Arbeitnehmern in Deutschland. Dies sind in etwa 100 Unternehmen.
Im Folgenden findet sich eine Darstellung der aktuellen Entwicklungen.
Europa
EU- Kommissarin Viviane Reding setzte am 14.11.2013 ein Gesetzesentwurf zur Frauenquote für Europas börsennotierte Unternehmen im zweiten Anlauf bei der EU- Kommissiondurch. Danach sollen alle börsennotierten Unternehmen bis 2020 einen Frauenanteil von 40 % in ihren Aufsichtsräten aufweisen. Rund 5000 europäische Unternehmen wären von der neuen Regelung betroffen.
Die neuen Regeln sollen nicht für börsennotierte mittelständische Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern oder weniger als 50 Millionen Euro Jahresumsatz gelten. Sanktionen im Falle der Nichteinhaltung der Quote gibt es nicht. Strafen waren ursprünglich vorgesehen, wenn die Unternehmen bei der Berufung von Aufsichtsräten gegen „objektive“ Kriterien und gegen Transparenzregeln verstoßen. Dann sollten Maßnahmen wie Geldbußen, sowie die Annullierung der Wahl oder der teilweise Ausschluss von öffentlichen Aufträgen erfolgen. Von diesen Sanktionsmöglichkeiten wurde jedoch Abstand genommen. Damit ist die Frauenquote eine freiwillige Selbstverpflichtung.
Redings Vorschlag bedarf jedoch um vollgültiges Recht zu werden noch der Zustimmung vom Europaparlament und EU- Ministerrat.
Deutschland
Derzeitiger Stand der Diskussion um eine gesetzliche Frauenquote in Deutschland ist das Vorliegen von Leitlinien für ein „Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern in Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst“, ausgearbeitet von Familienministerin Manuela Schwesig und Justizminister Heiko Maas. Geplant ist derweil, dass das neue Gesetz im Wesentlichen folgende drei Komponenten aufweisen.
Nr. 1: Eine feste Quote von 30 % für die Aufsichtsräte von voll mitbestimmungspflichtigen und börsennotierten Unternehmen (etwa 100 Konzerne). Diese feste Quote soll für Aufsichtsräte anzuwenden sein, die ab dem Jahr 2016 neu besetzt werden. Wird die Quote nicht erreicht, sollen als Konsequenz die für das unterrepräsentierte weibliche Geschlecht vorgesehenen Stühle im Aufsichtsrat frei bleiben müssen.
Nr.2: Die verbindlich aber der Höhe nach flexible Selbstverpflichtung für börsennotierte oder mitbestimmungspflichtige Unternehmen (rund 3500 Firmen). Unternehmen sollen diese „verbindlichen Zielgrößen“ noch in der aktuellen Wahlperiode des Deutschen Bundestagserreichen und nicht nach unten berichtigen dürfen. Ausnahmen sind auch eingeplant. Branchen in denen typischerweise wenig Frauen arbeiten soll nicht abverlangt werden eine Quote von 30 % zu erfüllen. Diese Unternehmen müssten dann darlegen, warum sie die Quote verfehlt haben.
Nr.3: Des Weiteren ist eine Reform des Gleichstellungsgesetzes vorgesehen. Damit soll der Eindruck vermittelt werden, dass nicht mit zweierlei Maß gemessen wird. Die Vorgaben für die Wirtschaft sollen auch für den öffentlichen Dienst des Bundes gelten. Vom Bundesgleichstellungsgesetz sollen auch solche Unternehmen erfasst sein, an welche der Staat mit mehr als 50 % beteiligt ist- unabhängig davon, ob sie öffentlich-rechtliche oder privatwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen. Davon sind beispielsweise die Deutsche Bahn AG (100% Beteiligung) und die Fraport AG (51 % Beteiligung) betroffen.
Geschlecht vs. Qualifikation
Gegner der Frauenquote, wie unter anderem der Präsident des CDU-Wirtschaftsrates, Kurt Lauk, halten diese für reine Symbolpolitik. Das Geschlecht dürfe danach keinen Ersatz für eine richtige Qualifikation sein. Beispielhaft im negativen Sinne zeige der VW Konzern, dass eine Frauenquote dann auch schnell mal zur Ehefrauenquote werden kann. Noch eher aus gesellschaftlichem Druck als gesetzlicher Verpflichtung wurde eine Frau in den Aufsichtsrat des Konzerns berufen. Und zwar die Ehefrau von Ferdinand Piëch, dem Chef des Europas größten Autobauers, Ursula Piëch. Dieser Schritt wurde in diesem Falle jedoch nicht aus großzügiger, frauenfreundlicher Unternehmenspoltik vorgenommen, sondern um die Machtverhältnisse im Unternehmen zu sichern und das Unternehmen über den Tod von Ferdinand Piëch hinaus in der Familie zu halten. Die nicht vorzuweisende Qualifikation von Frau Piëch ist in diesem Fall unbedeutend. Frauenquote als Konzernstrategie. So kann die Quote auch ad absurdum geführt werden.
Wenn das Geschlecht bei der Besetzung eines Gremiums entscheidend ist und damit die Herkunft anstatt der Leistung, so stellt dies jedenfalls ein Rückschritt zu einem mittelalterlichen Prinzip dar. Die Frauenquote als Denkansatz für eine andere Unternehmenspolitik ist jedoch sehr zu begrüßen.
Ob es wirklich eine gesetzliche Regelung dazu geben wird und wie diese dann konkret aussieht, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt nicht absehen. Es bleibt abzuwarten.
Die Argumente
Quelle: http://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-09/frauenquote-reding-eu-vorgabe
Pro
- Es geht um Chancengleichheit und Gleichberechtigung: Frauen stellen die Hälfte der Bevölkerung und sie sind genauso gut ausgebildet wie Männer.
- Unternehmen, deren Führungsspitze aus Männern und Frauen besteht, erzielen bessere Ergebnisse.
- Ein Großteil der Kaufentscheidungen wird von Frauen getroffen.
- Durch einen höheren Frauenanteil verbessert sich das Betriebsklima, die von Männern geprägten Spielregeln in Kommunikation und Karriereverhalten ändern sich mit mehr Frauen an der Spitze.
- Männer fördern eher Männer – und weil die Führungspositionen überwiegend mit Männern besetzt sind, rücken Frauen bei der Besetzung der Spitzenposten weniger ins Blickfeld. Es handelt sich um ein sich selbst erhaltendes System.
- Frauen sind aufgrund ihrer geschlechtsspezifischen Sozialisierung oft nicht so stark darin, ihre Stärken und Erfolge zu kommunizieren. Sie machen weniger stark auf sich aufmerksam.
- Es gibt viele Karrierenetzwerke und Eliteklubs, zu denen nur Männer Zutritt haben. Hier findet informelles Mentoring statt und hier werden die entscheidenden Karrierekontakte gemacht. Weil Frauen keinen oder nur schwer Zugang zu den Männernetzwerken haben, können sie von den Netzwerken kaum profitieren.
Contra
- Eine Frauenquote diskriminiert Männer.
- Eine gesetzliche Quote greift in die unternehmerische Freiheit ein.
- Durch die Quote wird Geschlecht zum Kriterium für die Besetzung einer Spitzenposition. Dabei sollte die Leistung und die Qualifizierung entscheidend sein.
- Frauen werden als Quotenfrau in Unternehmen stigmatisiert.
- In einigen Branchen und Unternehmen gibt es nicht ausreichend qualifizierte Frauen, um eine Quote einzuführen und einzuhalten.
- Mädchen und junge Frauen wählen immer noch traditionelle Frauenberufe, aus denen heraus eine Karriere in eine Führungsposition unwahrscheinlich ist.
- Viele Frauen wollen gar keine Karriere machen, sondern entscheiden sich bewusst für Familie.
