(Vorab-)information an den Aufsichtsratsvorsitzenden – bei Unternehmenszusammenschlüsse und Akquisitionsvorhaben
Frankfurt am Main, den 30.08.2015 von Oliver Krautscheid
Unternehmenszusammenschlüsse und Akquisitionsvorhaben sind ein besonders sensibles Feld, in dem die Beteiligten auf ein besonderes Maß an Vertraulichkeit angewiesen sind. Werden Vorhaben wie ein Zusammenschluss oder eine Übernahme vorzeitig bekannt, kann dies erhebliche Auswirkungen auf den Aktienkurs haben.
Aufsichtsrat und Vorstand börsennotierter Gesellschaften unterliegen neben der allgemeinen (§§ 93 Absatz 1 Satz 3, 116 AktG) auch der kapitalmarktrechtlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 14 Absatz 1 Nr. 2 WpHG. Eine Befreiung von der Pflicht zur Ad-hoc Publizität gemäß § 15 Absatz 1 WpHG kommt nur in Betracht, wenn der Emittent die Vertraulichkeit der Insiderinformationen gewährleisten kann, § 15 Absatz 3 WpHG.
Infolgedessen ergeben sich Fragen, hinsichtlich der Informationspflichten des Vorstands gegenüber dem Aufsichtsrat. Konkreter, welche Auswirkung hat die möglichst vertraulichen Behandlung von Unternehmenszusammenschlüsse und Akquisitionsvorhaben auf den gesellschaftsinternen Informationsfluss von Aufsichtsrat und Vorstand. Zu welcher Zeit hat der Vorstand welche Informationen und in welcher Form an den Aufsichtsrat zu leiten, dass ist die Frage, welche sich bei jedem Verfahrensschritt einer Akquisition stellt.
Das OLG Frankfurt beschäftigte sich mit der Frage, ob eine Vorabinformation des Vorstands an den Aufsichtsratsvorsitzenden im frühen Stadium der Transaktionsvorbereitung zulässig ist. Der Vorstand hat zum einen die Verpflichtung den Kreis der Eingeweihten so klein wie möglich zu halten, zum anderen hat er aber auch ein Interesse daran, beim Aufsichtsrat vorzufühlen, ob eine Zustimmung für die Durchführung des Akquisitionsvorhabens erteilt wird. Dies könnte jedoch ein Verstoß gegen den Grundsatz der Gleichheit aller Aufsichtsratsmitglieder verstoßen. Allerdings hat der Aufsichtsratsvorsitzende im Aufsichtsrat eine hervorgehobene Stellung. Auch ist er in der Regel mit den Verhältnissen der Gesellschaft besser vertraut als die übrigen Aufsichtsratsmitglieder. Die Auswahl die Informationen mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden vorab zu besprechen, erfolgt demnach aus sachlichen Erwägungen. Gesetzlich ist es folglich zulässig, dass der Vorstand nur den Aufsichtsratsvorsitzenden im frühzeitigen Stadium der Akquisition, zu der gesetzlich noch keine Berichtspflicht besteht, in seine Überlegung einweiht. Der Aufsichtsratsvorsitzende ist seinerseits, solange noch keine Berichtspflicht besteht, nicht verpflichtet die erhaltenen Informationen an den Gesamtaufsichtsrat weiterzugeben.
Die gesetzliche Grundlage der Berichtspflicht des Vorstands an den Aufsichtsrat ist § 90 Absatz 1 AktG. Handelt es sich bei der Akquisition um ein Geschäft, das für die Rentabilität und Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung ist, so besteht die Pflicht den Aufsichtsrat zu informieren aus § 90 Absatz 1 Nr. 4 AktG. Der Zeitpunkt für die Berichterstattung lässt sich § 90 Absatz 2 und 4 AktG entnehmen. Nach Absatz 2 Nr. 1 sind periodische Berichte mindestens einmal jährlich vorzunehmen, wenn nicht Änderungen der Lage oder neue Fragen eine unverzügliche Berichterstattung gebieten. Anlassbezogene Berichte sind rechtzeitig zu erstatten, sodass der Aufsichtsrat Gelegenheit hat, zu ihnen Stellung zu nehmen. Sonderberichte sind demgegenüber unverzüglich zu erstatten. Für alle Berichte gemeinsam gilt, dass diese rechtzeitig dem Aufsichtsrat zu erstatten sind. Die Rechtsprechung vertritt, dass das Erfordernis sicherstellen soll, dass der Aufsichtsrat die Berichte jedenfalls vor der Sitzung zu übermitteln sind, sodass dieser Gelegenheit hat diese zu lesen. Je umfangreicher die Unterlagen, desto mehr Zeit muss dafür eingeplant werden.
Versammlungsleitung ohne Aufsichtsratsvorsitzenden
Frankfurt am Main, den 07.07.2014 von Oliver Krautscheid
In einer nicht börsenorientierten Gesellschaft müssen gemäß § 130 Absatz 1 Satz 3 AktG als Ausnahme von § 130 Absatz 1 Satz 1 AktG Hauptversammlungsbeschlüsse nicht notariell beurkundet werden, sondern es genügt grundsätzlich eine vom Vorsitzenden des Aufsichtsrates unterzeichnete Niederschrift, sofern vom Gesetz für den entsprechenden Beschluss nicht mindestens eine Dreiviertelmehrheit gefordert wird. Es stellt sich daran anschließend die Frage, ob die privatschriftliche Niederschrift bzw. Unterzeichnung der Niederschrift zwingend durch den Aufsichtsratsvorsitzenden als Versammlungsleiter erfolgen muss oder wenn eine andere Person als der Aufsichtsratsvorsitzende in der Position als Versammlungsleiter den Beschluss unterzeichnet, dies ein Beurkundungsmangel nach § 241 Nr.2 AktG darstellt, welchen diesen nichtig werden lässt. Das OLG Karlsruhe urteilte mit seiner Entscheidung vom 9.10.2013, dass auch ein anderer Versammlungsleiter als der Vorsitzende wirksam tätig werden kann. Damit wurde zugunsten einer größeren Flexibilität dahingehend entschieden, nicht streng an die Person des Aufsichtsratsvorsitzenden anzuknüpfen. Das Abstellen auf den Versammlungsleiter ergibt sich aus dem Normzweck des § 130 Absatz 1 Satz 3 AktG und der Funktion des Versammlungsleiters. Ihm obliegt es die Ordentlichkeit der Hauptversammlung zu gewährleiste und dies im Protokoll erkennbar werden zu lassen. Darüber hinaus steht es weiter in seiner Verantwortung die Unterzeichnung vorzunehmen.
Nach dem OLG Karlsruhe bezieht sich die Ausnahmeregelung des § 130 Absatz 1 Satz 1 AktG nur auf solche Beschlüsse, die eine Dreiviertel-Kapitalmehrheit erfordern. Daher sei die Formerleichterung nicht auf § 103 Absatz 1 Satz 1 AktG anwendbar, welcher für die Abberufung eines Aufsichtsratsmitgliedes eine Dreiviertelmehrheit fordert, da diese als Dreiviertel- Stimmenmehrheit verstanden wird. Diese Auffassung wird von der h.M. und Literatur geteilt, ist allerdings auch umstritten. Gestützt wird die Auffassung auf die Gesetzesbegründung. So soll die Formerleichterung der privatschriftlichen Niederschrift nicht für Grundlagenbeschlüsse gelten. In der Beispielsaufzählung, die vom Rechtsausschuss als abschließend bezeichnet wurde, finden sich u.a. die Normen § 179 Absatz 1 Satz 1 AktG und § 182 Absatz 1 Satz 1 AktG, nicht aber § 103 Absatz 1 Satz 2 AktG. Folglich kann der Beschluss zur Abberufung eines Aufsichtsratsmitgliedes gemäß § 103 Absatz 1 Satz 2 AktG in einer nichtbörsenorientierten Gesellschaft privatschriftlich erfolgen. Denn dieser Beschluss wird als „Routinebeschluss“ und nicht als Grundlagenbeschluss verstanden.
